Las soluciones tecnológicas para optimizar los procesos administrativos de tanto colegios como instituciones de educación superior, han ayudado a mejorar la experiencia de estudiantes y apoderados.
El comienzo del segundo semestre educativo marca un hito importante para las instituciones académicas en todo el país. En este contexto, la tecnología se posiciona como un apoyo para optimizar la gestión educativa, ofreciendo soluciones innovadoras que prometen transformar la forma en cómo operan algunos procesos tanto en colegios, institutos y universidades.
Uno de los aspectos más críticos en la gestión educativa es el proceso de matrícula, entrega de certificados, y otros trámites que implican una serie de pasos presenciales y la firma de múltiples documentos físicos. Sin embargo, la implementación de soluciones tecnológicas diseñadas especialmente para centros educacionales, permite digitalizar y agilizar procesos clave como la matrícula, la firma de documentos y la emisión de certificados.
Un ejemplo de este tipo de herramientas es el Gestor Documental de IDOK, empresa chilena especializada en los procesos de gestión, identificación digital y firma electrónica de personas, empresas y organizaciones, se alza como una solución esencial.
Sobre esto, Danny Vargas, Subgerente Comercial de la compañía, comenta que “el Gestor Documental no solo agiliza los procesos de matrícula, sino que también proporciona un nivel de seguridad acorde a los tiempos. Esta tecnología permite que los alumnos y tutores firmen electrónicamente, mediante Firma Electrónica Avanzada, documentos como contratos de servicios educacionales, mandatos, cumpliendo con las normativas vigentes y facilitando la gestión administrativa posterior, beneficiando tanto a las instituciones como a los estudiantes y apoderados”.
Emisión de documentos académicos
Otro aspecto a destacar, es la emisión de documentos académicos. Certificados de título, diplomas y otros documentos oficiales que anteriormente requerían procesos manuales y firmas físicas, ahora pueden generarse y validarse de forma automática y masiva.
“Hay un avance en la implementación de sistemas de firma electrónica para autoridades como rectores o directores, agilizando la emisión de certificados de asignación familiar, cursos aprobados, y otros documentos esenciales para estudiantes y egresados. Esta automatización no solo reduce tiempos de espera y costos asociados a la producción de documentos físicos, sino que también facilita la verificación de autenticidad y el acceso remoto a la documentación por parte de los usuarios”, comenta Danny Vargas.
Futuro de la gestión educativa en diversos contextos
El especialista de IDOK indica que estas herramientas tecnológicas tienen la ventaja de ser aplicables en diversos niveles educativos. Desde colegios hasta universidades, pasando por institutos técnicos y programas de posgrado.
“Observamos que instituciones de todos los tamaños han adoptado nuestras soluciones. Desde corporaciones educativas que gestionan múltiples establecimientos hasta pequeños institutos que buscan modernizarse, impulsando no solo su eficiencia administrativa, sino que también mejorando significativamente la experiencia del usuario. Estudiantes y apoderados pueden ahora realizar trámites, firmar documentos y obtener certificados de forma remota, ahorrando tiempo y recursos”, cierra Danny Vargas.